Käytä kirjanpito- ja talousfunktioita Excelissä

Excel on edelleen yksi käytetyimmistä työkaluista kirjanpidon ja rahoituksen aloilla, pääasiassa monipuolisuutensa, helppokäyttöisyytensä ja kykynsä mukautua sekä pienten yritysten että suurten yritysten talousosastojen tarpeisiin ansiosta. Vaikka kirjanpidon hallintaan on suunniteltu useita ohjelmia, monet käyttäjät käyttävät edelleen Excelin kirjanpito- ja rahoitustoimintoja ensisijaisena työkalunaan taloudellisen tiedon tehokkaaseen järjestämiseen, analysointiin ja esittämiseen.

Budjetoinnista, kannattavuusanalyysistä ja kassavirran hallinnasta mukautettujen raporttien ja koontinäyttöjen luomiseen, Excel tarjoaa laajan valikoiman talous- ja kirjanpitofunktioita. Tässä artikkelissa perehdytään siihen, miten näitä toimintoja voidaan hyödyntää optimaalisesti liiketoiminnan hallinnan parantamiseksi ja niiden täyden potentiaalin hyödyntämiseksi ilman monimutkaisempien ohjelmistojen käyttöä.

Miksi käyttää Excelin kirjanpito- ja talousfunktioita?

Excel erottuu edukseen kyvyllään mukautua kirjanpidon monimutkaisuuden eri tasoihin.Sekä freelancerit että suuryritykset voivat käyttää laskentataulukoita tulojen, kulujen, ostovelkojen ja -saamisten, poistojen, verojen ja paljon muuta kirjaamiseen.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Tietojen lajittelu ja suodattaminen Excelissä: Kattavin ja tehokkain opetusohjelma

Sen tärkeimpiä etuja ovat:

• Saavutettavuus ja alhaiset kustannuksetMonilla yrityksillä on jo Microsoft Office -ohjelmistopaketti, joten Excelin käyttö ei vaadi lisäinvestointeja.
• Helppo luoda ja mukauttaa malleja: voit suunnitella kirjanpitokirjoja, graafisia kaavioita, poistotaulukoita ja kontrollilomakkeita räätälöityinä kullekin liiketoimintamallille.
• Integroidut taloustoiminnotExcel sisältää edistyneitä talouskaavoja, jotka auttavat laskelmissa, kuten nykyarvossa, tulevassa arvossa ja korossa.
• tietojen visualisointiDynaamisten taulukoiden ja kuvaajien avulla voidaan luoda visuaalisia kirjanpitoraportteja päätöksenteon helpottamiseksi.

Excelin tärkeimmät talousfunktiot

Vaikka Excel sisältää satoja kaavoja, tietyt avainfunktiot ovat erityisen hyödyllisiä kirjanpidossa ja rahoituksessa. Alla tarkastelemme joitakin yleisimmin käytettyjä funktioita:

PV (nykyarvo) -funktio

Kaava =VA(korko, jaksojen_määrä, maksu, , ) Sitä käytetään sijoituksen nykyarvon laskemiseen säännöllisillä maksuilla. Se on erittäin hyödyllinen toteutettavuustutkimuksissa ja liiketoiminnan arvonmäärityksissä.

• huoli: korkoprosentti jaksoa kohden
• nper: säännölliset maksut yhteensä
• pmt: maksu suoritetaan kullakin kaudella
• vftuleva arvo (valinnainen)
• tyyppi0 tai 1, osoittaa, ovatko maksut kauden alussa vai lopussa

FV (tuleva arvo) -funktio

Toiminto =VF(korko, jaksojen_määrä, maksu, , ) Sen avulla voit laskea, kuinka paljon sijoitus on arvoinen tulevaisuudessa olettaen vakiokoron. Se on ihanteellinen taloudellisiin ennusteisiin.

RATE-funktio (korkokanta)

Laskeaksemme korkoa säännöllisillä maksuilla suoritettaville tapahtumille käytämme =KOKO(jaksojen_nro; maksu; arvo; , , )Se on avainasemassa rahoitustuotteiden vertailussa.

NPER (jaksojen lukumäärä) -funktio

Sen avulla voit määrittää, kuinka monen kauden aikana keräät tai maksat pois sijoituksen tai velan. Sitä sovelletaan kaavalla =NPER(korko; maksu; arvo; ; ).

MAKSU-funktio

kanssa =PMT(korko, jaksojen_nro, arvo, , ) Laskemme kunkin säännöllisen maksuerän määrän, joka tarvitaan velan maksamiseen. Erittäin hyödyllinen lainojen, asuntolainojen tai leasingin yhteydessä.

Muita merkittäviä kirjanpito- ja tilastotoimintoja

Excel tarjoaa myös tilasto- ja tietokantafunktioita, jotka ovat olennaisia ​​kirjanpitotehtävissä. Lisätietoja näiden funktioiden hyödyntämisestä taloushallinnossasi saat tutustumalla… Täydellinen opas Excelin haku- ja viittausfunktioihin.

• LASKETAAN ja LASKETAAN: laske solut, joissa on tai ei ole numeerisia arvoja.
• LASKE.JOS ja LASKE.JOS: hyödyllinen tietojen suodattamiseen yhden tai useamman ehdon täyttämisen perusteella.
• KESKIARVO.JOS ja KESKIARVO.JOS YLEISESTI: keskiarvot, jotka täyttävät tietyt kriteerit.
• MEDIAANI, MOODI, KESKIHAJONTAmahdollistavat kirjanpitotietojen syvällisemmän analyysin.

Excelin käytännön sovelluksia kirjanpidon hallinnassa

Excel on paljon enemmän kuin pelkkä tiedonsyöttötyökalu.Oikein käytettynä se mahdollistaa minkä tahansa yhteisön taloustietojen kattavan hallinnan. Tässä on joitakin käytännön sovelluksia:

Lainojen ja luottolimiittien seuranta

Poistotaulukoiden luominen Excelissä on hyvin yksinkertaista.Näiden taulukoiden avulla voit tarkastella kuukausittaisia ​​maksuja, pääomaa ja maksettuja korkoja. Voit myös vertailla eri rahoitustuotteita.

Valtiovarainministeriön budjetit

Kassavirran seuranta viikoittain tai kuukausittain on mahdollista räätälöityjen Excel-taulukoiden avulla. Luo vain maksuennustelomake, joka on linkitetty pankkisaldoihin nähdäkseen, tarvitaanko lisärahoitusta tai onko tilien välillä tehtävä siirtoja.

Kirjanpitotiedot

Hyvin jäsennelty Excel-taulukko voi korvata perinteisen päiväkirjanTätä varten on suositeltavaa luoda tiedosto, jossa on erilliset arkit eri alueille: päiväkirja, tulot, menot, laskut, taseet jne.

Pankki- ja kirjanpitotilien täsmäytys

Excelin avulla pankkitilien tarkastelu ja täsmäytys on helppoa. Ehdolliset kaavat ja dynaamiset taulukot Ne auttavat vertaamaan kirjanpitotapahtumia pankkitiliotteisiin.

Mukautetut talousraportit

Jokaisella yrityksellä on ainutlaatuiset tarpeetExcelin avulla voit luoda ad hoc -raportteja, joista voit poimia tai näyttää olennaisia ​​tietoja liiketoiminnan tyypin perusteella: kannattavuus tuotteittain, budjettipoikkeamat, perintä-/maksupäivät jne.

Palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto

Excelin ansiosta se on mahdollista Luo malleja, jotka järjestävät palkat, pidätykset, sosiaaliturvamaksut ja ryhmittelyt kustannuspaikkojen mukaanTämä mahdollistaa myös kuukausittaisten kirjanpitovientien automaattisen luomisen.

Kojelauta ja kojelaudan suunnittelu

Hyvä koontinäyttö auttaa johtajia tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Excelin avulla voit yhdistää eri laskentataulukoita yhdistettyihin tietoihin, mikä tarjoaa kattavamman kuvan liiketoiminnasta. yleiskatsaus taloudelliseen tilanteeseenTäällä voit näyttää tunnuslukuja, KPI-mittareita, interaktiivisia kaavioita ja aikavertailuja.

Hyödyllisiä kirjanpitomalleja Excelissä

Sekä Excelissä että verkkotyökaluissa, kuten Google Sheetsissä, on saatavilla monia ilmaisia ​​malleja:

• Tulo- ja menokirja
• Pankkien sovittelu
• Tase
• Kassavirta
• Vuotuinen talousarvio

Lisäksi monet käyttäjät luovat omia mallejaan, jotka sopivat täydellisesti heidän päivittäisiin toimintoihinsa.

Vinkkejä Excelin hyödyntämiseen talousasioissa

• Käytä yhtä asiakirjaa, jossa on useita arkkeja jokaiselle kirjanpidon osa-alueelle: tulot, maksut, asiakkaat, toimittajat jne.
• Vältä tiedostojen kaksoiskappaleitaJos useat käyttäjät muokkaavat Exceliä, on parasta työskennellä pilvessä (Google Drive, OneDrive).
• Laadi selkeät käyttösäännöt kaikille näitä lomakkeita käyttäville työntekijöille.
• Tarkista asiakirjat säännöllisesti kirjanpitäjille virheiden tai tarvittavien parannusten havaitsemiseksi.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Täydellinen opas SUMMA-, KESKIARVO-, MAX- ja MIN-kaavojen käyttöön Excelissä

Excelin edut ja rajoitukset kirjanpidossa

Etu

• Ei lisäkustannuksia vaadita, koska monilla yrityksillä on jo Office tai ne voivat käyttää ilmaisia ​​vaihtoehtoja, kuten LibreOfficea.
• Tiedon keskittäminenKaikki tiedot voivat olla yhdessä tiedostossa, johon tietokone voi päästä käsiksi.
• Rikas visualisointikaaviot, värit, suodattimet jne. auttavat ymmärtämään tietoja paremmin.
• Soveltuu moneen käyttöönkulujen hallinnasta palkanlaskentaan tai varastonhallintaan.

Haitat

• Se ei päivity automaattisesti laki- tai veromuutosten myötä.Vaatii manuaalista huoltoa.
• Vaikeus työskennellä tiimissä, ellei sitä käytetä pilvessä.
• Suorituskykyä koskevat kysymykset suurilla tietomäärillä.
• Inhimillisen virheen mahdollisuus jos selkeitä käyttösääntöjä ei ole vahvistettu.

Milloin kannattaa käyttää kirjanpito-ohjelmaa Excelin sijaan?

Yksinkertaisiin operaatioihin Excel saattaa olla enemmän kuin riittävä. Kuitenkin kun transaktioiden monimutkaisuus ja määrä kasvavaton suositeltavaa siirtyä erikoistuneeseen kirjanpito-ohjelmistoon.

Näiden ohjelmien joitakin etuja ovat:

• Automaattinen päivitys yleisen kirjanpitosuunnitelman tai verolainsäädännön muutosten tapauksessa.
• Yhteys pankkeihin, verkkokauppaan tai verovirastoihin.
• Kirjanpitomerkintöjen automatisointi ja reaaliaikainen raportointi.
• Parempi turvallisuus ja kulunvalvonta käyttäjäroolien mukaan.

On olemassa ERP-ratkaisuja, kuten Holded, jotka integroivat kirjanpidon, laskutuksen, varastonhallinnan, palkanlaskennan ja paljon muuta yhteen ympäristöön, johon pääsee käsiksi mistä tahansa.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Solujen ja laskentataulukoiden muotoileminen Excelissä: Täydellinen opas ja vinkkejä asiakirjojen parantamiseen

Excelin kirjanpitotoimintojen hallinta paitsi mahdollistaa ketterän ja mukautettavan taloushallinnon, myös säästää kustannuksia ja aikaa. Olitpa sitten itsenäinen ammatinharjoittaja, pk-yritys tai osa taloustiimiä, laskentataulukoiden asianmukaiseen konfigurointiin panostaminen tarkoittaa ammattimaisempaa hallintaa, parempaa datan näkyvyyttä ja todellista tukea liiketoiminnan päätöksenteolle. Jaa tämä opas ja auta muita käyttämään Excelin kirjanpito- ja talousfunktioita..